כלכלית 4.101

אנו שמחים לבשר על יציאת גרסה חדשה של כלכלית : כלכלית גירסה 4.101 !
להלן השינויים העיקריים בגירסה 4.101:

סליקה באמצעות כרטיס אשראי בקבלה

ייבוא פריטים ללא קישור

כלכלית תומכת בתהליך הנקרא "שרשור מסמכים" שבו מייבאים פריטים ממסמך למסמך ( למשל, מהזמנה לחשבונית ) ויוצרים קישור בין המסמכים.
כלכלית 4.101 מאפשרת לבצע ייבוא של פריטים ממסמך למסמך ללא ביצוע קישור - רק העתקה של פריטים.
בניגוד לשרשור רגיל ( עם קישור ) שבו יש הגבלה על סוג המסמך הקולט וסוג המסמך ממנו קולטים ( למשל, מתעודת משלוח לחשבונית מס אך לא להפך ), בייבוא פריטים ללא קישור ניתן לייבא פריטים מכל מסמך לכל מסמך אחר ללא הגבלה.
לאחר סיום פעולת הייבוא ללא קישור לא קיימת שום זיקה בין המסמך הקולט למסמך הנקלט ואין שום תיעוד של הפעולה במערכת.

כדי לייבא פריטים ללא קישור יש להפיק מסמך חדש וללחוץ על הלחצן "קליטת מסמכים":




במסך הייבוא יש לסמן "ייבוא פריטים ללא קישור" ובמידת הצורך לסמן "עדכן שערי חליפין":




לאחר לחיצה על לחצן הייבוא הפריטים מהמסמכים המסומנים יועברו למסמך שנמצא בעריכה ללא ביצוע קישור כלשהו בין המסמכים.

שכפול מסמכים

בעקבות פניה של לקוחות רבים הוספנו בכלכלית 4.101 את האפשרות ליצור עותק של מסמך קיים בלחיצת כפתור.
הרעיון הוא להשתמש במסמך קיים כתבנית למסמך חדש, ולחסוך את ההקלדה החוזרת של המסמך, אשר במקרים רבים עלולה לגזול זמן רב, במיוחד אם מדובר במסמך מרובה פריטים.

כדי לשכפל מסמך קיים יש להיכנס אל מסך רשימת המסמכים ( למשל רשימת חשבוניות מס ) , לעבור לשורה של המסמך המבוקש וללחוץ על הלחצן "שכפל מסמך"



לאחר לחיצה על לחצן השכפול יווצר מסמך חדש זהה למקור, למעט שדות תאריך והערות מעודכנים ליום השכפול:



הערה: בשכפול מסמך נוצר מסמך חדש אשר זהה בפורמט שלו למסמך המקורי, בלי קשר להגדרות המערכת בתוכנה, לדוגמא, שכפול של מסמך שבו מוצגים שערי מט''ח וחלק מהפריטים מוצגים במטבע דולר תיצור מסמך חדש זהה המציג פריטים בדולר גם אם הגדרות המערכת הנוכחיות בתוכנה הן להציג שקלים בלבד.

יצירת קבלה למספר חשבוניות

האפשרות ליצור קבלה לחשבונית שכבר נמצאת במערכת קיימת כבר מגרסה 3.601.
בכלכלית 4.101 נוספה האפשרות ליצור קבלה עבור מספר חשבוניות בבת אחת.
כדי ליצור קבלה עבור מספר חשבוניות יש לעבור אל מסך רשימת החשבוניות, לסמן את תיבת הסימון "בחירה..." וללחוץ על הלחצן "צור קבלה לחשבונית קיימת":



במסך הבא יש לסמן את החשבוניות מהן רוצים ליצור קבלה ואשר נרצה לכסות באופן מלא - במקרה כזה השדה סכום הכיסוי ייצבע בירוק.
ניתן גם לרשום סכום כיסוי חלקי במידת הצורך ( השדה סכום כיסוי לא ייצבע בירוק במקרה כזה ).
לאחר מכן נלחץ על "צור קבלה מחשבוניות שנבחרו" כדי ליצור את הקבלה:


לאחר הלחיצה כלכלית תיצור באופן אוטומאטי קבלה חדשה בהתאם לחשבוניות שנבחרו וסכומי הכיסוי שמולאו:



ניתן לראות כי סכום הקבלה תואם לסכומי הכיסוי של החשבוניות וכי שדה ההערה בקבלה מכיל פירוט של החשבוניות וסכומי הכיסוי מהן נוצרה הקבלה.

מעבר לפנקס הקבלות מראה כי השדות "מסמכים יוצרים" ו-"חשבויות ששולמו" מראים כי הקבלה נוצרה מ-3 חשבוניות:




לחיצה על הספרה "3" בשדה "חשבוניות ששולמו"  תפתח מסך המציג את החשבוניות ששולמו באמצעות הקבלה - במקרה זה, שתי חשבוניות שולמו במלואן ואילו חשבונית אחת עם כיסוי של 43% בלבד:

שליחה מרובה של מסמכים ללקוחות שונים

בגרסאות ישנות של כלכלית בכדי לשלוח העתקי מסמכים ללקוח יש להיכנס לכרטיס הלקוח ולבחור את המסמכים שנדרש לשלוח באמצעות לחיצה על "שליחה מרובה של מסמכים".
במקרים מסוימים, נרצה לשלוח העתקי מסמכים ליותר מלקוח אחד - במצב כזה מעבר לכרטיס הלקוח של כל אחד מהנמענים וביצוע השליחה משם הוא מעט מכביד.
כלכלית 4.101 מאפשרת לשלוח העתקי מסמכים למספר רב של נמענים בבת אחת - אין צורך יותר לעבור לכרטיס הלקוח של כל נמען בנפרד.
שיפור נוסף הקשור לשליחת העתקי מסמכים בדואר אלקטרוני בכלכלית 4.101 הוא האפשרות לשלוח גם לנמען חיצוני - או במידת הצורך, רק לנמען החיצוני ולא ללקוח - יכול להיות שימושי במידה ורוצים לשלוח העתקי מסמכים לרואה החשבון למשל.

כדי לשלוח העתקי חשבוניות מס למספר לקוחות, יש לפתוח את מסך רשימת החשבוניות וללחוץ על "שלח העתקים בדואר אלקטרוני":



בשלב הבא יש לסמן את המסמכים שנרצה לשלוח ללקוחות השונים. במידת הצורך נבחר גם נמען חיצוני לשליחה:



בשלב הבא נלחץ על לחצן השליחה, כלכלית תבקש מאיתנו לאשר את הפעולה - במידה ונאשר את השליחה כלכלית תשלח את המסמכים המסומנים לכל אחד מהלקוחות ובמידה ובחרנו נמען נוסף תתבצע שליחה גם אליו.

עריכה של הערת מסמך במסך נפרד

במקרים מסוימים נרצה להוסיף למסך הערה ארוכה עם מלל רב אשר יקשה עלינו לערוך אותה בשדה ההערה מפאת חוסר מקום.
לצורך התמודדות עם מקרים כגון אלה ולשם הנוחות, הוספנו בכלכלית 4.101 את האפשרות לערוך את ההערה בחלון נפרד.
כדי לערוך את ההערה בחלון נפרד יש ללחוץ על הלחצן "ערוך הערה" במסך יצירת מסמך חדש ( ניתן גם ללחוץ לחיצה כפולה בשדה הערה ):




במסך שייפתח ניתן לערוך את ההערה ביתר נוחות וללא צורך לגלול את השדה בגלל חוסר מקום.
לאחר שרשמנו את ההערה שרצינו יש ללחוץ על הלחצן "שמור" וההערה תתעדכן במסך של המסמך שנמצא בעריכה:

בחירה מרובה של לקוחות בדוחות

במקרים מסוימים נרצה להפיק דוחות עבור מספר לקוחות בבת אחת, לדוגמא, כל הלקוחות בקבוצה VIP, כל הלקוחות באזור הצפון וכו'.
עד עתה ניתן היה להפיק דוחות לכל הלקוחות או ללקוח נבחר, בכלכלית 4.101 הוספנו את האפשרות לבחור מספר לקוחות לצורך הפקת דוחות.
לצורך הפקת דוח עבור מספר לקוחות יש לסמן בחירה מרובה במסך סינון נתוני הדוח ולאחר מכן לבחור את הלקוחות עבורם נרצה להפיק את הדוח.
לדוגמא, בתפריט דוחות נלחץ על "דו''ח מכירות חודשי" ולאחר מכן במסך סינון נתוני הדוח נסמן "בחירה מרובה":



לאחר הסימון יופיע משמאל לשדה הלקוחות לחצן "בחר" אשר בלחיצה עליו מאפשר לבחור לקוחות עבור הפקת הדוח:
נסמן את הלקוחות שנרצה שיופיעו בדוח ונלחץ על "סגור":




לאחר הפקת הדוח נוכל לראות בכותרת ליד המילה "לקוח" כי הדוח כולל בחירה מרובה של לקוחות:

הצגת מסמך אחרון בשרשור מסמכים

האפשרות לשרשר מסמכים קיימת כבר בכלכלית מהגרסה הראשונה 1.101.
במקרים רבים הצגת השרשור במלואו במסמך עלולה להיות מסורבלת וקשה לקריאה.
לדוגמא:
הפריט "חוצצים צבעוניים" בהצעת מחיר נקלט להזמנה ומופיע שם כפריט "חוצצים צבעוניים מהצעת מחיר 600163 04/12/20".
בהנחה שנקלוט הזמנה זו לתעודת משלוח הפריט יופיע בשם "חוצצים צבעוניים מהצעת מחיר 600163 04/12/20 מהזמנה 500017 04/12/20".
קליטה של תעודת המשלוח לחשבונית תוסיף לשם הפריט "...תעודת משלוח 400058 "05/12/20 כך שבסופו של דבר נקבל תיאור פריט ארוך וקשה לקריאה.
כלכלית   4.101 מאפשרת להגדיר בהגדרות מערכת (בלשונית "הגדרות" ) כי אני מעונינים להציג בכל שלב בשרשור רק את המסמך האחרון וכך להימנע מיצירת שם פריט ארוך ומסורבל:

חיפוש לקוח לפי עוסק מורשה

הוספנו את האפשרות לסנן את מסך הלקוחות לפי חלק או כל המספר של העוסק מורשה או תעודת הזהות.

שיפור מנגנון יצירת חשבוניות מתשלומים דחויים

חלק ניכר ממשתמשי כלכלית משתמש בכלי של יצירת חשבוניות מתשלומים דחויים אשר מאפשר ליצור חשבונית עבור כל תקבול בקבלה בעת הגעת מועד הפרעון וכך להימנע מתשלום מראש של מע''מ  ( אפשרות זו אינה מתאימה לכל העסקים, מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון ).
בשימוש תקין יש להפיק חשבונית לתקבול בעת הגעת מועד הפרעון, אך במקרים רבים קורית תקלה שבגינה אנו נזכרים באיחור להפיק חשבונית לתקבול שמועד הפרעון שלו חלף ( לפעמים חודש חודשיים אחרי ) וכך נוצרות חשבוניות עם תאריך חשבונית לא תקין ( תאריך חשבונית ישן ולא של יום ההפקה ).
בכלכלית 4.101 הוספנו מנגנון אשר בודק את תאריכי הפרעון של התקבולים שבחרנו להפיק מהם חשבונית, ובמידה ויש תקבולים ישנים כלכלית מציעה לעדכן את תאריכי הפרעון שלהם להיום:



להלן ההודעה שתתקבל במידה ובחרנו שלושה תקבולים אשר שניים מהם עם תאריך פרעון ישן ( תאריך פרעון עם רקע אדום ) :




במידה ונבחר "כן" כלכלית תיצור חשבוניות עם תאריך פרעון של יום ביצוע הפעולה כפי שנכון וצריך להיות.

שליחת חשבונית עסקה חתומה דיגיטלית בדואר אלקטרוני

לצורך שיפור נוחות העבודה בתוכנה, ועקב התגברות השימוש בחשבוניות עסקה בהתנהלות השוטפת של העסק, הוספנו בגרסה 4.101 את האפשרות לשלוח חשבונית עסקה חתומה דיגיטלית בדוא''ל, בדיוק כפי שניתן לשלוח חשבוניות מס וקבלות.

אנו מאחלים לכם המשך עבודה נעימה בתוכנת הנהלת חשבונות כלכלית!