במאמר זה נסביר מה היא הנהלת חשבונות , למה היא משמשת , ומהם העקרונות החשבונאיים המקובלים .
הנהלת חשבונות הינה פעילות של תיעוד הפעילות הפיננסית של גוף כלשהוא , בהתאם לכללים חשבונאים מקובלים , ועל פי שיטת רישום מוגדרת .
היסטוריה של הנהלת חשבונות
למרות שעדויות לקיומו של רישום חשבונאי נתקבלו בהקשר לתקופה הרומאית ואפילו לתקופה המקראית , נהוג לייחס את הנהלת החשבונות המודרנית לתקופת הרנסנס באיטליה .
לממציא שטית הנהלת חשבונות הכפולה נחשב לוקה פאצ'ולי , אשר חי באיטליה במאה ה- 15 , ואשר פירסם ספר בנושא ובו הוא מתאר את עקרונות השיטה ואת היתרונות הגלומים בה לסוחרים של אותה תקופה .
שיטות לרישום חשבונאי
שיטות הרישום המקובלות בהנהלת חשבונות הן : שיטת הרישום הכפול (הנהלת חשבונות כפולה) ושיטת הרישום היחיד ( הנהלת חשבונוצ חד - צידית ).
הנהלת חשבונות כפולה: בשיטת הרישום הכפול רושמים כל הוצאה כנגד הנכס שמימן אותה וכל הכנסה כנגד הנכס שנוצר ממנה . שיטת רישום זו מתאימה בעיקר לפירמות ועסקים בעלי מחזור מכירות גבוה.
הנהלת חשבונות חד צידית : שיטת רישום פשוטה יותר , בה רושמים כל הכנסה או הוצאה , ללא רישום של חשבון נגדי . שיטה זו מתאימה לעסקים קטנים ומיושמת בתוכנת הנהלת חשבונות לעסק הקטן .
התנועות הנרשמות בהנהלת החשבונות בדרך כלל ע"י מנהל חשבונות , מאפשרות קיום תחום החשבונאות הפיננסית בארגון .
מקובל לחלק את ענף החשבונאות לשני ענפי משנה עיקריים :
חשבונאות פיננסית - נועדה לצרכי חוץ , מהותה יצירת סיכומים ודוחות על סמך התנועות החשבונאיות , והמיועדות לשלטונות המס ובעלי עניין שונים .
חשבונאות ניהולית - נועדה לצרכי פנים . זהו כלי ניהולי לצרכי קבלת החלטות של הפירמה , המבוסס בעיקר על חישובי תמחיר ותקציב .
עקרונות הרישום החשבונאי
בכדי שהנתונים והתנועות הנרשמות בהנהלת חשבונות יהיו מקובלות ואמינות , עליהן לעמוד במספר קריטריונים של רישום חשבונאי:
עיקרון העסק החי - מניחים כי העסק ימשיך להתקיים גם בעתיד.
עיקרון הישות הנפרדת - מניחים כי העסק הוא ישות עצמאית .
עקרון העלות ההיסטורית - מכיוון שהעסק ימשיך להתקיים , אין חשיבות להצגת הסכומים בשווי הריאלי בנקודת זמן זו , וניתן להציגם בעלות ההיסטורית.
עקרון השמרנות - בעת ספק לגבי העלות האמיתית של נכס או הכנסה , יש לבחור בעלות הנמוכה ביותר.
עיקרון העקביות - אופן ההצגה והמדידיה של הנתונים בדוחות חייבת להיות עקבית מול דוחות קודמים .
עיקרון אחידות היחידה המוניטרית - שימשו בסוג מטבע זהה בכל הדוחות הכספיים .
עיקרון הגילוי המלא ( גילוי נאות ) - חובה להציג בדוחות כל עניין מהותי שיכול להשפיע על העסק , או על קבלת החלטות כלכליות בנוגע לעסק.
דוחות כספיים
בסיכומו של דבר , מטרתה הסופית של הנהלת חשבונות הינה הפקה של דוחות כספיים מידיי תקופה חשבונאית ( בדרך כלל שנה ) , ואשר הינם בגדר חובה על פי דרישת רשויות המס.
הדוחות הכספיים העיקריים הם :
מאזן - מהווה "תצלום" בנקודת זמן מסויימת של כל ההתחייבויות והנכסים של הפירמה.
דוח רווח והפסד - סיכום תקופתי של כל ההכנסות וההוצאות של העסק .
דוח תזרים מזומנים - מציג את תנועת המזומנים בעסק בתקופה המדווחת .
דוח שינויים בהון העצמי - מציג את השינוי בהון העצמי של העסק בתקופה החשבונאית המדווחת.
הנהלת חשבונות ממוחשבת
כחלק מהמהפכה המחשובית והטכנולוגית של השנים האחרונות , עברו רוב בעלי העסקים להנהלת חשבונות ממוחשבת . כיום לא ניתן לדמיין עסק רציני אשר מבצע את הנהלת החשבונות שלו בשיטה ידנית . היתרונות של הנהלת חשבונות ממוחשבת הינם ברורים ,ובניהם :
אחזור נתונים קל ופשוט , גם משנים קודמות.
עיבוד כמויות עצומות של נתונים בזמן קצר .
הפקת מיידע ודוחות חשבונאים מורכבים בלחיצת כפתור .
אפשרות להיות עם "יד על הדופק" וקבלת התראות בזמן אמת לגבי מצב העסק.
מאמר זה בא להציג באופן תמציתי מהי הנהלת חשבונות , מקורותיה , עקרונותיה החשובים ויישומה בחשבונאות הפיננסית .
חשוב להדגיש כי הנהלת חשבונות לעסק הקטן היא פשוטה לאין ערוך , במיוחד אם היא מבוצעת באמצעות תוכנה ייעודית , וכוללת בעיקר הפקה של תיעוד פנים ( חשבוניות , קבלות ) , רישום של הוצאות העסק , והפקה של דוחות תקופתיים ( דוח מע"מ , דוח מקדמות מס ) עבור הרשויות .
