במאמר  זה נסביר מהי חשבונית מס , למה היא משמשת ולמי מותר להפיק אותה .

מה היא חשבונית מס ?

חשבונית מס הינה דרישה לתשלום , ומהווה מסמך קביל מבחינת רשויות המס על ביצוע עסקה בין מוכר לקונה או בין מבצע שירות למקבל השירות .
החשבונית היא חלק ממסמכי "תיעוד הפנים " ( כלומר מסמכים שבעל העסק מנפיק בעצמו ) של העסק , אשר כוללים בין השאר הזמנה , קבלה , חשבונית/קבלה ועוד.

מי רשאי להפיק חשבונית מס ?

מבחינה חוקית , רק עצמאי אשר נרשם כעוסק מורשה במע"מ / חברה בע"מ  רשאים  להפיק חשבונית מס .
לעומת זאת בעל עסק במעמד של "עוסק פטור" אינו רשאי להפיק חשבונית מס , ועליו להפיק חשבונית עסקה במקום . ההבחנה העיקרית בין עוסק מורשה לעוסק פטור היא על פי ההכנסה השנתית הצפויה , אשר עומדת נכון לשנת 2011 על 74,972 ש"ח .
כאמור , עוסק פטור איננו רשאי להפיק חשבונית מס , מכיוון שהוא אינו רשאי לגבות מע"מ מהלקוחות שלו  ( מע"מ עסקאות ), וכמו כן הוא אינו יכול להזדכות על המע"מ ששילם על הקניות שביצע מהספקים שלו (מע"מ תשומות ) .

מהם המרכיבים של חשבונית מס?

בכדי שחשבונית מס תחשב לקבילה מבחינה חוקית , עליה לכלול מספר רכיבים הכרחיים :

• שם בעל העסק שהנפיק את החשבונית .
• מספר העוסק של מנפיק החשבונית .
• מספר סידורי של החשבונית .
• כתובת (פיזית ) של העסק , ופרטי ההתקשרות (טלפון , פקס, דוא"ל וכו).
• תאריך החשבונית .
• שם הלקוח ופרטים אחרים כגון: כתובת וטלפון .
• פירוט השירות או הטובין . סכום העסקה לפני מע"מ , סכום המע"מ והסכום הסופי כולל מע"מ .

חובה כי על העותק הראשון שיודפס תופיע המילה "מקור" .על כל העתקי המסמך תופיע המילה "העתק".

סוגי חשבוניות

כחלק מתיעוד הפנים של העסק , בעל העסק יכול להפיק מספר מסמכים אשר ניתן לראות בהם כקבוצה מסמך מסוג "חשבונית" ובניהם :
חשבונית מס - חשבונית חיוב של בעל העסק מול הלקוח .
חשבונית זיכוי - חשבונית מס עם פעולה הפוכה , בה הלקוח הוא הצד המזוכה בעסקה .
חשבונית/קבלה - שילוב של חשבונית מס וקבלה . מופקת בתנאי שהתקבול התקבל במעמד המכירה .
חשבונית עצמית - מופקת כאשר נותן השירות אינו יכול להפיק חשבונית בעצמו .

חשבונית מס מול חשבונית עיסקה

למרות השמות הדומים , המסמכים חשבונית עיסקה וחשבונית מס אינם זהים כלל ועיקר : חשבונית עיסקה אינה מוכרת מבחינת הרשויות לצורך התחשבנות עם מע"מ , ולא ניתן לדרוש בגינה זיכוי על מס תשומות ששילם בעל העסק .
במקרה של עוסק פטור , הוא אינו יכול להפיק חשבונית מס , ועליו להפיק ללקוחותיו חשבונית עיסקה או קבלות בלבד .
גם בעלי עסקים שהינם עוסקים מורשים ( כגון : עורכי דין ) נוהגים להפיק ללקוחותיהם חשבונית עיסקה ולאחר מכן להפיק חשבונית מס בסמוך לתשלום . שיטה עבודה זו מכונה "דיווח על בסיס מזומן" .

דיווח למע"מ על בסיס מזומן

בעקבות תיקון 42 לחוק המע"מ מאפריל 2012 , הורחב השימוש בחשבונית עיסקה למספר רב של מגזרים במשק. על פי התיקון לחוק , בעל עסק יוכל להפיק ללקוחותיו חשבונית עיסקה במקום חשבונית מס , ובעת קבלת התקבול עליו להפיק קבלה . רק בעת פרעון התקבול ( עד 14 יום ) על בעל העסק להפיק חשבונית מס , וכך נמנע ממנו הצורך לשלם מע"מ עסקאת טרם קבלת התשלום מהלקוח .

כיצד ניתן לבטל חשבונית מס

מבחינה חוקית , בכדי לבטל חשבונית מס חובה שתיהיה בידי בעל העסק החשבונית המקורית .
הרעיון הוא פשוט : חישוב סכום מקדמות המס ותשלומי המע"מ של העסק מתבסס על סיכום ערכי החשבונית שהנפיק בחודש הקודם למועד התשלום . אם כל בעל עסק יוכל לבטל חשבוניות כאהבת נפשו , ייפתח פתח לביצוע מעשי נוכלות במטרה להקטין את תשלומי המקדמות .

לפיכך , בעת ביטל חשבונית מס , על בעל העסק לפעול בשתי דרכים אפשרויות :

חשבונית ממוחשבת

בשנים האחרונות הולך ונפוץ השימוש בתוכנות להנהלת חשבונות , אשר מאפשרות להפיק חשבוניות מס או כל מסמך אחר בקלות ובנוחות .
אך חשוב להבין כי לא מדובר בפינוק בלבד : הפקת חשבונית מס ממוחשבת מהווה שידרוג רציני לתדמית העסק בהשוואה למסמך ידני. בתוכנת כלכלית למשל , ניתן אף ליצור מסמכים מעוצבים וצבעוניים , דבר שללא ספק תורם רבות למיצוב העסק .

מעבר לכך , המעבר להנהלת חשבונות ממוחשבת תורם תרומה עצומה לשיפור יכולת העסק בביצוע מטלות מפרכות כמו סיכומי הכנסות , הפקת דוחות לרשויות , ניתוח מכירות ואחזור מסמכים משנים קודמות .

חשבונית אלקטרונית

בשנים האחרונות הולך ונפוץ השימוש בחשבונית מס אלקטרונית , שהיא למעשה קובץ ממוחשב אשר נשלח ללקוח באמצעות דואר אלטרוני .

בין הסיבות לכך ניתן למנות את העלייה המתמדת בהיקפי המסחר המקוון ברשת האינטרנט, עליה בהיקפי השימוש בתוכנת הנהלת חשבונות , הרצון לחסוך בעלויות דואר והדפסה תוך שמירה על איכות הסביבה .

חשוב להבין כי הקובץ האלטרוני הנשלח ללקוח מהווה למעשה את החשבונית , ולא המסמך המודפס ממנה , לכן יש  צורך להקפיד לשמור על הקבצים בתוכנת הדואר האלטרוני למשך 7 שנים לפחות .

מבחינה חוקית , ניתן לשלוח חשבונית ממוחשבת ללקוח בכפוף לכללים הבאים :